+90(312) 224 1014

Arabulucu Talep Formu
Arabuluculuk | Uyuşmazlık > Serbest Yazı  > Arabuluculukta Telekonferans Dönemi

Arabuluculukta Telekonferans Dönemi

Teleconference 1

Telekonferans görüntülü ve sesli ya da sadece sesli olarak bir kaç kişinin aynı anda telefon ya da uygulama üzerinden konuşmasına dayanan sistemdir. Günlük hayatta sıklıkla kullandığımız bu iletişim yöntemi, neticesine sonuçlar bağlanmaya başlandığı için önem arz etmektedir. Aslında pek çok kimsenin ilgisini çekmeyen bu yöntem arabuluculuk sisteminin hukuk düzenimizde yerini almaya başlaması ile özellikle yolu hukuktan geçenler arasında tekrar popüler olmuştur.

Arabuluculuk sürecinin esnek ve tarafların iradelerine bırakılmış olmasının bir sonucu olarak müzakerelere bizzat katılım şartının gerekip gerekmediği tartışma konusu olmuştur. Adalet Bakanlığı Arabuluculuk Dairesi Başkanlığı arabuluculuk kurumunun hukuk hayatına yerleşmesini teminen arabuluculuk görüşmelerinin telekonferans yöntemi ile yapılabileceğini sözlü olarak deklare etmiştir. Ancak ne hikmetse bu konuda yazılı bir metin yayınlamamıştır. Telekonferans yönteminin nasıl ve hangi şartlarda yapılabileceğine dair yazılı metnin olmaması bu konuyu daha da tartışmalı hale getirmiştir.

Daire Başkanlığının yayınlamış olduğu “Ticari Uyuşmazlıklarda Dava Şartı Arabuluculuk” kitabının 36. Sayfasında “…Arabuluculuk müzakerelerine tarafların bizzat katılması esastır. Çünkü arabuluculukta tarafların uyuşmazlığı çözmek konusunda birlikte hareket etmeleri arabulucunun taraflarla diyalog kurması önem taşımaktadır. Kendi uyuşmazlıklarını çözen tarafların bu çözümde yer almaları hem çözümü kolaylaştıracak hem de kalıcı olmasını sağlayacaktır. Ancak, tarafların bunun aksini kararlaştırabilmeleri de mümkün kılınmıştır. Özellikle tarafların uyuşmazlığı arabulucu ile çözmek istemelerine rağmen bir araya gelmelerine psikolojik engeller varsa ya da taraflardan birinin veya ikisinin farklı yerlerde bulunması söz konusu ise kendileri yerine avukatları da arabuluculuk faaliyetinde yer alabilir…” demek suretiyle tarafların bizzat katılımını Adalet Bakanlığı Arabuluculuk Daire Başkanlığı da tavsiye etmektedir. Arabuluculuk dairesi başkanlığının yayınlanan ve okuduğum dokümanların hiç birinde telekonferans yöntemi ile arabuluculuk yapılmasına dair bir tavsiyesi yoktur. Buna rağmen arabuluculuk dosyasının özelliğine göre telekonferans yapılması gerekebilmektedir.

Ä°lgili resim

Telekonferansın Hukuki Dayanağı;

6325 sayılı Hukuk 6

325 sayılı Hukuk Uyuşmazlıklarında Arabuluculuk Kanununun 2 nci maddesinde; “Arabuluculuk sistematik  teknikler  uygulayarak,  görüşmek  ve  müzakerelerde  bulunmak amacıyla tarafları bir araya getiren, onların birbirlerini anlamalarını ve bu suretle çözümlerini kendilerinin üretmesini sağlamak için aralarında iletişim sürecinin kurulmasını gerçekleştiren, uzmanlık eğitimi almış olan tarafsız ve bağımsız bir üçüncü kişinin katılımıyla ve ihtiyari olarak yürütülen uyuşmazlık çözüm yöntemidir. ”

8 nci maddesinde; Arabulucu, tarafların her biri ile ayrı ayrı veya birlikte görüşebilir ve iletişim kurabilir.”

 15 nci maddesinin birinci, ikinci ve üçüncü fıkralarında; “Arabulucu, seçildikten sonra tarafları en kısa sürede ilk toplantıya davet eder. Taraflar, emredici hukuk kurallarına aykırı olmamak kaydıyla arabuluculuk usulünü serbestçe kararlaştırabilirler. Taraflarca kararlaştırılmamışsa arabulucu, uyuşmazlığın niteliğini, tarafların isteklerini ve uyuşmazlığın hızlı bir şekilde çözümlenmesi için gereken usul ve esasları göz önüne alarak arabuluculuk faaliyetini yürütür. ”

17 nci maddesinin ikinci ve üçüncü fıkralarında; “Arabuluculuk faaliyeti sonunda tarafların anlaştıkları, anlaşamadıkları veya arabuluculuk faaliyetinin nasıl sonuçlandığı bir tutanak ile belgelendirilir. Arabulucu tarafından düzenlenecek bu belge, arabulucu, taraflar, kanuni temsilcileri veya avukatlarınca imzalanır. Belge taraflar, kanuni temsilcileri veya avukatlarınca imzalanmazsa, sebebi belirtilmek suretiyle sadece arabulucu tarafından imzalanır. Arabuluculuk faaliyeti sonunda düzenlenen tutanağa, faaliyetin sonuçlanması dışında hangi hususların yazılacağına taraflar karar verir. Arabulucu, bu tutanak ve sonuçları konusunda taraflara gerekli açıklamaları yapar.

Hukuk Uyuşmazlıklarında Arabuluculuk Kanunun yönetmeliğinin 10. Maddesinin birinci fıkrasında; “Arabulucu, tarafların her biri ile ayrı ayrı veya birlikte görüşebilir. Bu amaçla her türlü iletişim aracını kullanabilir.”

Hukuk Uyuşmazlıklarında Arabuluculuk Kanunu Yönetmeliğinin 17 nci maddesinin üçüncü, beşinci ve altınca fıkralarında; “taraflarca kararlaştırılmamışsa arabulucu; uyuşmazlığın niteliğini, tarafların isteklerini ve uyuşmazlığın hızlı bir şekilde çözümlenmesi için gereken usul ve esasları göz önüne alarak arabuluculuk faaliyetini yürütür. Arabulucu, sürecin yürütülmesi sırasında taraflara hukuki tavsiyelerde bulunamaz. Arabulucu, arabuluculuk sürecini yürütürken tarafların temel çıkar ve gereksinimlerin ortaya koymaları ve bu doğrultuda menfaat temelli anlaşma sağlamaları için çaba gösterir. Arabulucu bu aşamada çözüm önerisinde bulunamaz. Ancak tarafların çözüm üretemediklerinin ortaya çıkması halinde arabulucu menfaat temelli bir çözüm önerisinde bulunabilir. Bununla beraber tarafları bir çözüm önerisi ya da öneriler dizisini kabule zorlayamaz. Ancak taraflardan birinin uyuşmazlığın çözümü bağlamında sunmuş olduğu bir önerinin arabulucu tarafından diğer tarafa iletilmesi ve onun bu konudaki beyanının alınması bu kapsamda değerlendirilemez.”

Yönetmeliğin 20 nci maddesinin ikinci ve üçüncü fıkralarında;  ”Arabuluculuk faaliyeti sonunda tarafların anlaştıkları, anlaşamadıkları veya arabuluculuk faaliyetinin nasıl sonuçlandığı son tutanak ile belgelendirilir. Arabulucu tarafından düzenlenecek bu tutanak; arabulucu, taraflar, kanuni temsilcileri veya avukatlarınca imzalanır.   Tutanak;  taraflar,  kanuni temsilcileri veya avukatlarınca imzalanmazsa sebebi belirtilmek sureti ile sadece arabulucu tarafından imzalanır. Arabuluculuk faaliyeti sonunda düzenlenen son tutanağa faaliyetin sonuçlanması dışında hangi hususların yazılacağı taraflar karar verir. Arabulucu, bu tutanak ve sonuçları konusunda taraflara gerekli açıklamaları yapar.”

25 inci maddesinin ikinci, üçüncü ve beşinci fıkralarında “Arabulucu adliye arabuluculuk bürosu tarafından görevlendirildikten sonra ilk önce başvuran taraftan başlamak üzere asiller ile ön görüşme yapar, başvurucudan ve değer taraftan uyuşmazlığın esasını öğrenir. Arabulucu asilleri, arabuluculuğun esasları, süreci ve sonuçları hakkında aydınlatıp, arabuluculuk yoluyla uyuşmazlığın çözümünün ekonomik, sosyal ve psikolojik faydalarının olduğunu hatırlatarak onları bilgilendirir. Asilleri ilk oturuma varsa vekilleri ile birlikte davet eder. Arabulucu ilk oturum davetini yaparken toplantı tarihi ve yerinin belirlenmesi konusunda taraflar ile iletişim kurar. Taraflarla yaptığı görüşme sonucunda bir mutabakat sağlanamazsa toplantı tarihini ve yerini kendisi belirler. Arabulucu, yapılan başvuruyu görevlendirildiği tarihten itibaren üç hafta içinde sonuçlandırır. Bu süre zorunlu hallerde arabulucu tarafından en fazla bir hafta uzatılabilir. Sürenin sonucunda arabulucu anlaşamama yönünden re’sen son tutanağı düzenler. Tarafların uyuşmazlık konusunda anlaşmaları veya kısmen anlaşmaları halinde süreç anlaşma son tutanağı ile sonuçlandırılır. Bunların haricindeki her durumda taraflar anlaşmamış sayılır ve anlaşmamam son tutanağı düzenlenir.”

Görüldüğü üzere arabuluculukta telekonferans yönteminin hukuki dayanağı kanun değil yönetmeliktir. Yönetmeliğin 10. Maddesi ile arabulucuya kanunda tanımlanmayan, taraflarla her türlü iletişim aracı ile iletişim kurabilme yetkisi vermiştir. Her türlü araçlarla iletişim yetkisi toplantı öncesi taraflarla görüşmek ve toplantıya hazırlık için getirilmişken tarafların talepleri doğrultusunda müzakerelere katılım da dahil olmak üzere arabuluculuk sürecinin her aşamasında kullanılır hale gelmiştir.

Telekonferans yönteminin bir başka hukuki dayanağı da kanunun 15. maddesinde taraflara hak olarak tanınan arabulucuya da yetki olarak verilen ihtiyarilik ve serbestlik ilkeleridir.

Arabuluculukta telekonferans yöntemi arabulucular arasında tartışma konusu olurken Ankara Bölge Adliye Mahkemesi 9. Hukuk Dairesi 2019/2485 Esas, 2019/1674 Karar sayılı kararı ile bu tartışmaları daha da alevlendirmiştir. Ankara BAM 9. Hukuk Dairesi kararının telekonferans yöntemine dair ilgili paragrafında; Kanunda tarafların telefonla arabuluculuk toplantısına katılabileceklerine dair bir düzenleme bulunmamaktadır. Aksine düzenlemelerden yüz yüze katılıma göre hükümlerin konulduğu anlaşılmaktadır. Burada her şeyden önce telefonla katılan kişinin ehil ve yetkili olup olmadığı ve bunun tespiti problemdir. Somut olayda yasal olarak tanımlanan ve hukuken geçerli olan bir ses tanımlama sisteminin bulunmadığı da dikkate alındığında konuşulan kişinin kim olduğunun yasal olarak tespitinde problem bulunduğu açıktır.”  denilmektedir. Ankara BAM 9. Hukuk Dairesi her ne kadar kanunda telekonferans yapılmasına dair kanuni bir düzenleme olmadığını ifade ediyor olsa da devamla yapılan telekonferans görüşmelerinin neden hukuki problem yarattığına dair tespitlerde de bulunmaktadır. Bu tespitlere göre görüşmeye telefonla katılan kişinin EHİL VE YETKİLİ OLUP OLMADIĞI ve KONUŞULAN KİŞİNİN KİM OLDUĞUNUN belirlenmesinde yaşanılan sıkıntılar arabuluculuk tutanağının geçerliliğine de etki edecektir.

Ankara BAM 9. Hukuk Dairesi kararı incelendiğinde davanın işe iade davası olması sebebiyle mahkemeye müracaat için yasal iki haftalık sürenin hesaplanmasında tereddüte düşüldüğü görülmekte bu nedenle telekonferans yöntemi sorgulanmaktadır. Eğer arabulucu telekonferans yöntemi ile arabuluculuk görüşmelerini sonlandırdıktan sonra imza eksikliği düşüncesi ile eksiklik tamamlama yolunu tercih etmeseydi muhtemelen böyle bir tartışma yaşanmayacak Ankara BAM 9. Hukuk Dairesince de böyle bir karar vermeyecekti. Arabuluculuk toplantısının sonlandığına dair son tutanak tarihi ile son tutanağın fiziken imzalandığı tarihlerin farklı tarihler olması tartışmayı alevlendirmiştir. Netice olarak İstinaf Mahkemesi arabulucu imza eksikliğini tamamlanma yoluna gitmişse ıslak imzanın atıldığı tarihin son tutanak tarihi olduğuna hükmetmiştir. Bu yönüyle Ankara BAM 9. Hukuk Dairesi kararının isabetli olduğu kanaatindeyim.

Hukuki Dayanaklar ve Mahkeme kararları doğrultusunda arabuluculukta telekonferans nasıl yapılmalıdır?

Arabuluculukta telekonferans yapılıp yapılmamasına karar verirken tümden gelim yöntemi kullanılarak hareket edilmelidir. Arabulucu bilgilendirme ve davet işlemleri de dâhil tüm işlemleri belgeye bağlamak zorundadır. Belgeye bağlamaktaki amaç ileride tartışma ya da şikâyet söz konusu olduğunda ispat güçlüğü çekilmemesidir. Telekonferans yöntemi kullanıldığında yapılan işlemin belgeye bağlanması mümkün müdür? Görüşme ya da toplantı sırasında telekonferans yapılan kişinin iletişim bilgileri ve iletişim zamanları yazılarak belgeye bağlanabilir. Ancak karşımızda ki kişinin gerçekte bizim görüşmek istediğimiz kişi olup olmadığı hususu hukuken hiçbir tereddüte yer vermeyecek derecede kesin midir? İşte bu nokta arabuluculukta telekonferans yönteminin kullanılmasına dair tartışmaların odağı olup Ankara BAM 9. Hukuk Dairesi de bu sıkıntıyı dile getirmektedir. Arabulucu bu engeli aşabilmek için çoğu kez birbirlerini tanıyan taraflara muhataplarını teyit ettirmektedir. Taraflar birbirlerini tanımıyorsa ya da telefonda tanıma imkânları yoksa soru işareti hala devam ediyor demektir. Bu durumda arabulucu ileride başının ağrımaması için telekonferans yöntemini çok dikkatli kullanması gerekmektedir. Her gelen telekonferans talebine yeterince inceleyip karar vermeden evet dememelidir. Tüm arabuluculuk dosyaları kendilerine özgü dosyalar olduğu gibi taraf sayısınca da kendine özgü problemler ve çözümler olacaktır.

En sağlıklı telekonferans yöntemi tarafların tümünün e-imzaya sahip oldukları durumlarda mümkündür. Bu konu ile ilgili olarak “arabuluculukta e-imza kullanımı” adlı yazımızda ayrıntılı izahlarda bulunduk. Böyle bir imkân bulunmadığında hangi durumlarda telekonferans yapılmalı hangi durumlarda yapılmamalıdır.

Taraflar arabuluculuk faaliyetinin yetki çevresinde iseler arabulucu kesinlikle telekonferans yöntemini kabul etmemelidir. Bu hem arabuluculuk kurumunun saygınlığı hem de arabulucunun sorumluluğu açısında önemlidir.  Mazeret sebebiyle katılım olamadığı takdirde ikinci toplantı gün ve saatinin belirlenmesi için telekonferans yapılabilir ama son toplantıda mutlaka taraflar hazır olmalıdırlar.

Arabuluculuk Dairesi Başkanlığı kurumlardan ve sigorta şirketlerinden gelen telekonferans taleplerinin kabul edilmesi yönünde sözlü olarak uyarılarda bulunuyor olsa da bu uyarının yazıya dökülmemesi nedeniyle arabulucunun yapacağı telekonferans yöntemi neticesinde ortaya çıkacak anlaşmazlıklarda arabulucunun keyfi hareket ettiği kabul edilerek sorumluluğu cihetine gidilecektir. Bu yüzden arabulucunun yargılanması durumunda Arabuluculuk Dairesi Başkanlığı ben şifahi olarak talimat verdim demeyecektir. Kaldı ki kurumlar ve sigorta şirketleri Türkiye’nin her yerinde örgütlenmişlerdir. Görevlendirmeler yapılırken bu gibi hususların dikkate alınmaması kurumların ve sigorta şirketlerinin sorumluluğundadır.

Müracaatçının ve karşı tarafların bir ya da bir kaçının arabuluculuk yetki çevresi dışında olması halinde telekonferans yapılabilir. Özellikle arabuluculuk yetki çevresinde olan kişilerin toplantıya mutlaka katılımları zorunludur. Müracaat neticesinde yetkili arabulucu belirlenirken arabuluculuk bürolarınca muhatapların merkez adresleri dikkate alınmaktadır. Böyle bir durumda arabulucu süreci ilerletirken tarafların zorunlu katılımının sürece katkısını hesaplamalıdır. Telekonferans yöntemi ile katılıma karar verildiğinde ilk oturum tutanağı ile son oturum tutanağına “Taraflar arabuluculuk usulünü serbest iradeleri belirleyebilirler ilkesi gereği tarafların ortak iradesi ve birbirlerini teyitleri neticesinde arabuluculuk sürecinde telekonferans yöntemine karar verilmiştir.” şeklinde yazmak telekonferansın tarafların iradesi ile yapıldığını tespit açısından önemlidir. Yine yapılan telekonferans görüşmesine dair telefon numaraları ile görüşme saatinin de yazılması faydalı olacaktır.

Telekonferansla yapılan müzakereler sonucunda anlaşamama halinde anlaşamama tutanağının tüm tarafların imzalamalarına gerek yoktur. Dava konusu edildiğinde imza eksikliği sorun teşkil etmeyecek taraflar arabuluculuk sürecinde anlaşamadıklarını zaten mahkemesine beyan edeceklerdir.

Telekonferansla yapılan müzakereler anlaşma ile sonuçlanmışsa mutlaka tüm tarafların ıslak imzalarının alınması gerekir. Telekonferansla katılım sağlayan tarafın imzası imza güvenliği için tanıdık bir arabulucu ya da arabuluculuk merkezi marifetiyle ya da imkân var ise adliye arabuluculuk büroları marifetiyle istinabe yoluyla alınmalıdır.

Unutulmamalıdır ki arabuluculuk süreci her ne kadar esnek tutulursa tutulsun süreç arabulucunun hukuki vicdanına göre şekillenecektir. Arabulucu her ne şekilde süreci yürütmüş olursa olsun arabulucu portaldan dosyayı kapatıp o dosyadan el çektiğinde hukuken yaptığı işlemler nedeniyle rahatsa o yaptığı arabuluculuk faaliyetinden ne taraflar ne kendisi zarar görecektir. Eğer hukuken rahat değilse rahatsız olduğu konuyu tekrar irdelemeli sonraki süreçlerde bu konuyu çözmeye gayret etmelidir.

(*) Yazımız, Ankara Bölge Adliye Mahkemesi 9. Hukuk Dairesi 2019/2485 Esas, 2019/1674 Karar sayılı ilamı irdelenerek güncellenmiştir.

MAHMUT ACERCE

AVUKAT & ARABULUCU